Oleh: Selamat Walmanto Hia 

Dalam dunia pekerjaan kita sudah tidak asing dengan istilah supervisor atau pengawas. Supervisi yang dimaksud disini adalah fungi pengawasan, fungsi untuk melakukan pengawasan terhadap area kerja. Pengawas ini diperlukan untuk mengawasi dan mengendalikan pekerjaan seseorang atau kelompok supaya selalu berada pada jalur yang benar.

Dalam dunia manajemen perusahaan supervisor merupakan lini pengawas paling depan untuk menjalankan operasi sehari-hari perusahaan agar sesuai dengan arah kebijakan, aturan dan target perusahaan. Dalam dunia pendidikan pun istilah pengawas/supervisor juga dikenal, yaitu istilah advisor, tujuannya untuk mengarahkan dan membimbing mahasiswa agar berada pada jalur yang benar dan dapat mencapai target yang diinginkan.

Supervisor dalam perusahaan merupakan ujung tombak untuk eksekusi kebijakan dan rencana-rencan perusahaan supaya dapat terimplementasi dengan baik, karena mereka mampu menterjamahkan kebijakan, arahan manajemen kedalam bahasa yang lebih praktis sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan oleh staf di level bawah. Para supervisor harus mampu roll down goals top manajemen. Demikian juga sebaliknya, para supervisor harus mampu menganalisa data dari lapangan kemudian membuat kesimpulan dalam bentuk angka-angka dan selanjutnya dipresentasikan dalam bahasa manajemen supaya mudah dipahami oleh manajemen pada level yang lebih tinggi atau goals roll up. Ini perlu dilakukan oleh para supervisor lapangan supaya manajemen atas memahami persoalan dibawah sehingga para pelaksana lapangan tidak merasa frustrasi karena kebijakan manajemen tidak realistis untuk dilaksanakan.

Apabila kebijakan dan goal perusahaan sudah ditetapkan, maka peranan selanjutnya diserahkan kembali kepada supervisor untuk melakukan eksekusi, mereka harus mampu meyakinkan para staf lapangan bahwa target perusahaan sangat realistis dan dapat dicapai dengan usaha dan strategi tertentu. Dalam melakukan pengawasannya sehari-hari para supervisor ini dituntut untuk bertindak secara efektif, pengawasan yang efektif diperlukan supaya goal perusahan dapat dicapai. Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan di antaranya:

A. Memberikan Penugasan. Supervisor harus mampu memberikan penugasan dan memastikan apakah tugas yang diberikan sudah dimengerti. Penugasan atau delegasi sangat esensial bagi supervisor, karena melalui penugasan diharapkan pekerjaan akan terbagi dan bawahan juga ikut berperan dalam menyelesaikan pekerjaan. Dalam penugasan ini tentunya harus ada target-target tertentu, sehinga seorang supervisor juga bertanggung jawab untuk merencanakan target bawahannya dalam hal kualitas, kwantitas dan waktu yang di break down dari tujuan utama perusahaan atau company objective. Dalam break down target ini diharapkan harus SMART (Specific, Measurable, Agree, Realistic, Time limit). Target dan rencana harus disampaikan secara specific, jelas dan gamblang pada level di bawahnya, Specific misalnya target jumlah output per hari, target penjualan dalam bentuk angka yang spesifik. Measurable artinya harus punya formula yang jelas untuk menghitung pencapaian, biasanya dalam bentuk satuan yang dapat diukur seperti produktivitas dalam satuan persen, efisiensi dlam satuan persen, berat dalam satuan ton, pendapatan dalam bentuk rupiah dll. Dan tentunya punya formula yang jelas untuk menghitung parameter tersebut. Agree yang dimaksud bahwa target dan rencana tersebut disepakati oleh pembuat target dan penerima target, disinilah terjadi transaksi yang sangat alot antara supervisor dan staff. Supervisor harus mampu meyakinkan bawahan bahwa mereka mampu mencapainya dan mereka akan mendapat bimbingan dari supervisor. Time limit berarti ada target waktu selesai. Supervisor juga harus mampu memberikan pengarahan tentang strategi pencapaian. Supervisor harus mampu berkomunikasi dengan bawahannya untuk memastikan bahwa sasaran dan penugasan telah dipahami dengan baik.

Dalam penugasannya supervisor juga harus mempertimbangkan dan memahami metode dan proses kerja di daerah yang diawasi serta mampu melihat serta memetakan akan kebutuhan sumber daya dan skill bawahannya agar penugasan tidak salah sasaran. Kemudian memastikan apakah instruksi-instruksi yang diberikan sudah logis dan dapat dilaksanakan

B. Menindaklanjuti dan Memberikan umpan balik, Setelah melakukan penugasan, supervisor juga harus menindak lanjuti penugasan, tindak lanjut ini hendaknya dilakukan secara teratur dan terjadwal. Pada saat menindaklanjuti supervisor dapat berkomunikasi dua arah dan memberikan saran atau inisiatif terhadap suatu langkah peningkatan atau perbaikan. Selanjutnya dalam pelaksanaanya supervisor harus memastikan bahwa dalam jangka waktu tertentu baik bulanan, mingguan atau harian atau bahkan per jam, pencapaian harus dievaluasi, supaya penyimpangan terhadap target dan kebijakan tidak menyimpang telalu jauh, dan tindakan pencegahan ataupun tindakan perbaikan dapat dilakukan segera. Pada tahap ini supervisor harus mampu menganalisa dengan tanggap, apakah area yang dibawah supervisinya mencapai target atau sudah ketinggalan.

Apabila pencapaian berada pada level bawah atau tidak tercapai, maka saatnya untuk memberikan umpan balik supaya semua kembali pada jalur. Pada tahap ini supervisor sebaiknya memberikan umpan balik negatif, menyampaikan kepada staff bahwa kinerja mereka tidak baik dan saatnya untuk dianalisa supaya kinerja meningkat. Kemudian berdasarkan hasil analisa, staff kemudian diarahkan dan mengambil tindakan korektif untuk mengatasi masalah atau hambatan. Disinilah salah satu titik kritis, dimana sering sekali para supervisor mencari kambing hitam atau siapa yang salah, bukan mencari penyebab kesalahan, yang pada akhirnya saling menuding dan tidak ada penyelesaian yang jelas. Atau bahkan lebih parah lagi supervisor dan staff bersama-sama menutupi masalah dan berpura-pura seolah-olah tidak ada masalah yang akibatnya sangat fatal, dan pada akhirnya menjadi kebiasaan umum dimana masalah semakin lama semakin menumpuk dan semakin sulit dikendalikan. Pada akhirnya langkah untuk memilah-milah masalah tersebut semakin sulit karena sudah ibarat tumpukan benang yang sudah ruwet tidak tahu mana awal mana ujung.

Ada kalanya timbul masalah yang diluar wewenang bawahan, oleh karena itu dituntut supervisor yang mau terlibat bekerjasama didalam mencari penyelesaian masalah dan selanjutnya mengidentifikasi kebutuhan akan bantuan atau dukungan, supervisor harus secara aktif mengambil bagian didalam proses pemecahan masalah,

Apabila kinerja staff sangat baik jangan lupa memberikan dukungan, motivasi atau umpan balik positif supaya mereka tetap semangat dan kinerjanya dapat dipertahankan dan ditingkatkan. Berikan penghargaan bagi yang layak menerimanya, penghargaan disini tidak harus berupa uang, hadiah ataupun bentuk materi. Penghargaan berupa pujian sekalipun sangat berharga. Supervisor hendaknya menggunakan penilaian yang positif dan konstruktif dan memberikan umpan balik positif pada waktu yang tepat. Momen dalam pemberian umpan balik positif ini sangat berharga bagi staff dilapangan. Pemberian penghargaan pada waktu yang tidak tepat atau seudah terlambat dapat mengurangi makna penghargaan tersebut.

Untuk mendukung kinerjanya, seorang supervisor juga harus memiliki skill untuk mengidentifikasi pokok permasalahan sebenarnya, mengevaluasi alternatif-alternatif penyelesaian, memilih solusi yang paling tepat dari alternative yang ada, melihat akan keperluan pertolongan yang dibutuhkan, memeriksa permasalahan yang belum terselesaikan serta melaporkan hasil yang dicapai.

Melalui peranan supervisor yang sangat strategis ini diharapkan dapat memberikan sumbangsih pada kemajuan perusahaan, organisasi bahkan bagi supervisor itu sendiri, karena dapat jadi pelajaran, ajang latihan dan pengalaman yang sangat berharga dalam memimpin, mengorganisasi dan berkomunikasi dengan orang lain. Karena pengalaman dalam pengawasan dapat juga dipraktekkan dalam kehidupan sehari-hari seperti dalam lingkungan keluarga maupun dalam lingkungan organisasi dimana kita terlibat untuk mengawasi atau memimpin team. Menjadi supervisor yang efektive tidaklah mudah, hal ini membutuhkan latihan, pengalaman yang didukung oleh kemauan, inisiatif dan kreativitas.

Referensi: 8 Supervisory behavior, IMPAC-USA